Usage professionnel de la messagerie électronique

 

 

 

Aujourd’hui, il est impératif de savoir communiquer efficacement avec les nouveaux outils qu’Internet met à notre disposition. Si vous souhaitez rédiger des e-mails efficaces, être lu et être compris, cette formation est faite pour vous.

 

 

Durée : 1 jour

 

Public : toute personne souhaitant rédiger des e-mails efficaces.

 

Objectifs pédagogiques:

  • Utiliser la messagerie électronique en intégrant les règles de bonne pratique
  • Structurer son e-mail pour qu’il soit lu
  • Optimiser l’organisation de sa messagerie

 

Méthodes pédagogiques :

Pédagogie active et participative qui alterne exercices pratiques d’entraînement, mises en situation, échanges d’expériences et apports théoriques courts et opérationnels.

 

 

Programme détaillé :

 

  • Connaître les règles de la communication électronique.

Avantages et inconvénients de l’utilisation de la messagerie
Incidence dans les relations de travail
Utiliser l’e-mail à bon escient

  • Rédiger un e-mail efficace

Différencier la structure de l’e-mail de celle de la lettre
Définir précisément l’objet du message
Choisir les destinataires
Structurer son message : utiliser des phrases courtes et des mots simples
Soignez le style pour être compris (grammaire, syntaxe, ponctuation, majuscules…)
Utiliser les formules de politesse et les signatures automatiques
La gestion des pièces jointes : format et taille des fichiers

  • Organiser sa messagerie

Gérer les réponses et les transferts
Créer des dossiers pour classer
Utiliser la corbeille pour éliminer

Développer sa capacité à communiquer

 

 

 

—  A l’issue de cette formation, vous serez capable de faire face efficacement aux différentes situations de communication que vous pourrez rencontrer.

 

 

 

Durée : 2 jours

 

Public Toute personne souhaitant améliorer son potentiel relationnel.

 

Objectifs pédagogiques

  • Savoir poser des questions, faire partager des informations, savoir écouter, notamment en réunion
  • Mieux présenter ses idées en allant à l’essentiel et en sachant s’adapter aux interlocuteurs
  • Etre plus à l’aise en entretien
  • Réduire le stress lié à certaines situations.

 

Méthodes pédagogiques

  • Méthode active s’appuyant sur l’expérience et les pratiques des participants.
  • Exercices et bilan individuel, livret de formation.
  • Jeux de rôle.

 

 

 

Programme détaillé

 

  • Faire un bilan de ses capacités à communiquer

— Repérer ses points forts et ses points à améliorer pour mieux agir sur ces derniers
— Découvrir l’image que l’on donne et l’optimiser

 

  • S’entrainer à s’exprimer avec aisance et efficacité

—  Réduire le trac
—  Structurer son message
—  Exprimer clairement ses idées

 

  • Connaître les phénomènes de communication pour mieux gérer les situations

—  Le schéma de la communication
—  Les pièges de la communication
—  Clarifier les phénomènes d’identification, de projection…

 

  • Faire face à différentes situations de communication

—  Développer une attitude relationnelle constructive
—  Adapter son message aux interlocuteurs
—  Exposer et défendre son point de vue
—  Être plus à l’aise et efficace dans les situations d’entretien

 

 

 

 

Avoir une communication efficace

 

 

 

 

Ce module vous donnera les bases d’une bonne communication, afin que vos échanges soient les plus fructueux possibles, notamment en situation d’accueil clientèle.

 

 

Durée : 2 jours

 

Public : Tout public

 

Objectifs pédagogiques

  • Maîtriser les bases de la communication orale
  • Gagner en confiance en soi pour mieux aller vers les autres
  • Utiliser les techniques de communication en situation d’accueil

 

Méthodes pédagogiques

  • Méthode active s’appuyant sur l’expérience et les pratiques des participants.
  • Exercices et bilan individuel, livret de formation.
  • Jeux de rôle.

 

 

 

Programme détaillé

 

  • Identifier les composantes de la communication orale

Les bases de la communication orale
Le non verbal et le para verbal
Les modes sensoriels

 

  • Se connaître et connaître les autres

La notion de confiance en soi
Observer les indicateurs de confiance
Évaluer sa confiance
Connaître les styles préférentiels de communication
Diagnostiquer son propre style
Savoir reconnaître celui de l’Autre
Savoir appliquer cette grille de lecture dans le cadre de ses  relations

 

  • S’adapter à ses interlocuteurs

Intégrer le point de vue de l’autre : l’écoute, l’empathie
Faire passer son message :

-Faire preuve d’assertivité
-Développer un comportement adapté

Apprendre à mieux se maîtriser :

-Gérer les situations délicates
-Avoir de la répartie
-Gérer ses émotions

 

  • Les techniques d’accueil

Aller vers les autres
Utiliser les techniques d’expression orale
Questionner efficacement
Reformuler
Répondre

 

 

 

Etablir une communication et des relations positives

 

 

 

Notre efficacité professionnelle est fréquemment perturbée par des difficultés relationnelles ou par des comportements « mangeurs » de temps et d’énergie.

Savoir comment réagir au mieux, prendre de l’assurance et obtenir de la coopération, seront des atouts essentiels qui vous permettront de gagner en confort dans votre activité.

 

 

Durée : 2 jours

 

Public : Toute personne souhaitant améliorer son efficacité et ses relations professionnelles.

 

Objectifs pédagogiques

  • Oser s’affirmer
  • Augmenter l’efficacité
  • Limiter les actions inefficaces
  • Développer un comportement adapté aux réactions d’agressivité, de passivité, de manipulation

 

Méthodes pédagogiques

  • Méthode active s’appuyant sur l’expérience et les pratiques des participants.
  • Exercices et bilan individuel, livret de formation.
  • Jeux de rôle.

 

 

 

Programme détaillé

 

  • Réagir face aux comportements agressifs, passifs, manipulateurs

Identifier les différents comportements
Mieux se connaître grâce à un auto-diagnostic
Développer un comportement adapté
Faire face à l’agressivité
Comprendre et dépasser les comportements passifs
Déjouer les manipulations

 

  • Savoir demander afin d’obtenir

Les enjeux de la situation
Connaître les différentes étapes de la méthodologie

 

  • Savoir exprimer son désaccord

Utiliser le DESC
Jouer cartes sur table pour traiter un problème relationnel
Savoir dire non

 

  • Gérer les critiques et les compliments

Formuler une critique
Recevoir une critique avec confort
Gérer et utiliser les critiques justifiées
Faire face aux critiques injustifiées et aux manipulations
Recevoir et faire des compliments

 

  • Savoir négocier et établir des relations coopérantes

Connaître les méthodes de négociation gagnant-gagnant
Anticiper les conflits inutiles
Trouver des compromis réalistes et des accords profonds

 

 

 

Communiquer avec aisance en situation difficile

 

 

La communication interpersonnelle est une des choses les plus difficile au monde… Alors comment continuer à communiquer efficacement quand la qualité de la relation est dégradée par des circonstances particulièrement difficiles?

Cette formation vous permettra de prendre du recul par rapport aux évènements et de maîtriser les techniques de communication utiles pour maintenir le lien.

 

 

Durée : 2 jours

 

Public : Toute personne ayant à faire face à des situations de communication difficiles

 

Objectifs pédagogiques

  • Mieux comprendre son interlocuteur
  • S’exprimer plus efficacement
  • Anticiper et gérer les conflits

 

Méthodes pédagogiques

  • Méthode active s’appuyant sur l’expérience et les pratiques des participants.
  • Exercices et bilan individuel, livret de formation.
  • Jeux de rôle.

 

 

 

Programme détaillé

 

  • Faire face aux situations où la parole est difficile

Identifier et analyser vos situations difficiles
Visualiser et élargir vos marges de manœuvre

 

  • Les pouvoirs du langage, le langage du pouvoir

Comprendre ce que les mots disent et ne disent pas
Évaluer le poids et le sens caché des mots
S’entraîner au langage proactif

 

  • Décoder objectivement ce que l’on vous dit

Adopter l’attitude d’écoute adaptée
Choisir la bonne technique de reformulation
Savoir répondre aux questions
Développer son esprit d’à-propos

 

  • Adopter les comportements efficaces

Identifier le sens des messages non-verbaux
Repérer vos différents registres de communicant
Maîtriser vos émotions et gagner en sérénité
S’affirmer sans agressivité

 

  • Trouver les mots justes et les attitudes adaptées

Formuler une demande
Dire non
Faire une critique, exprimer un grief
Rester maître du jeu face aux objections et aux critiques
Prendre la parole et maintenir l’intérêt

 

  • Désamorcer et gérer une situation difficile

Déjouer la langue de bois
Repérer les pièges et les effets manipulatoires
Anticiper les objections

 

 

 

 

Prendre la parole en public

 

 

Faire passer vos messages, convaincre et mobiliser votre auditoire, gérer avec aisance les interventions des participants : tels sont les résultats que vous souhaitez obtenir à coup sûr !
Développez vos qualités d’orateur et d’animateur en vous appuyant sur des techniques et comportements efficaces, à travers un entraînement pratique et personnalisé.

 

 

Durée : 3 jours

 

Public : Toute personne devant s’exprimer en public

 

Objectifs pédagogiques

  • Comment dire ce que l’on veut dire
  • Comment le formuler
  • Optimiser la relation entre l’orateur et son auditoire
  • La gestion du stress

 

Méthodes pédagogiques

  • Méthode active s’appuyant sur l’expérience et les pratiques des participants.
  • Exercices et bilan individuel, livret de formation.
  • Ateliers pratiques encadrés par un acteur
  • Jeux de rôle.

 

 

 

Programme détaillé

 

  • Préparer et organiser sa prise de parole

Les idées fortes à communiquer
Le plan de l’exposé
La mise au point finale des différentes parties de l’intervention

 

  • Choisir des arguments et des mots pour convaincre

Les mots pour le dire
Les supports adaptés
La construction de l’argumentaire

 

  • Gérer les réactions de son auditoire

Lors des différentes phases de l’intervention
Susciter le débat après l’exposé
Répondre avec pertinence.

 

  • Capter l’attention de son auditoire et améliorer son expression orale

La voix
Le regard
La respiration
Les gestes et attitudes

 

  • Utiliser son trac

Reconnaitre les différentes manifestations du trac
Apprivoiser son trac

Maîtriser les écrits professionnels

 

 

Rédiger rapidement, maîtriser le style et la correction orthographique, se faire comprendre, s’adapter aux destinataires…. : comment surmonter ces contraintes et transformer votre communication écrite en véritable atout professionnel ?
Sui Generis vous aide à développer vos compétences rédactionnelles et l’impact de vos écrits.

 

 

Durée : 2,5 jours

 

Public : Toute personne en entreprise amenée à rédiger des courriers

 

Objectifs pédagogiques

  • Acquérir des techniques rédactionnelles rapides et modernes
  • Maîtriser la forme des écrits professionnels du point de vue de l’orthographe, de la grammaire et du vocabulaire.
  • Écrire avec plaisir tout en optimisant la qualité des écrits professionnels.

 

Méthodes pédagogiques

  • Apports théoriques et méthodologiques ;
  • Études de cas personnalisées

 

 

Programme détaillé

 

  • Les écrits professionnels

Principes
Objectifs

 

  • Les principaux types d’écrits

Notes
Lettres clients et fournisseurs
Rapport d’activités

 

  • La rédaction de courriers 

Spécificités
Style rédactionnel :

–      Acquérir une orthographe de qualité
–      Déjouer les pièges de la grammaire
–      Choisir le mot juste dans une langue en évolution
–      Rédiger rapidement

 

  • Utiliser des outils de correction pertinents grâce à internet

 

  • Moderniser la mise en page de ses courriers 

 

 

 

 

Prise de notes et comptes-rendus

 

Pratiquer une écoute efficace, prendre des notes et rédiger un compte-rendu : ces étapes sont primordiales pour parvenir à une transcription fidèle et efficace.
Cette formation vous permet de mettre en pratique les techniques utiles pour une rédaction optimale.

 

 

Durée : 2 jours

 

Public : Toute personne amenée à prendre des notes et rédiger des comptes rendus

 

Objectifs pédagogiques

  • Connaître et maîtriser les techniques de prise de notes
  • Savoir sélectionner les points essentiels à noter
  • Synthétiser les informations recueillies dans un compte rendu pertinent.

 

Méthodes pédagogiques

Pédagogie active et participative qui alterne exercices pratiques d’entraînement, mises en situation, échanges d’expériences et apports théoriques courts et opérationnels.

 

 

 

Programme détaillé

 

  • Préparer sa prise de notes

Se renseigner sur la réunion : objectifs, ordre du jour, participants
Faire préciser les besoins des destinataires
Préparer un support
Réunir les conditions matérielles

 

  • Prendre l’essentiel pour restituer l’essentiel

 Connaître les processus de mémorisation et de traitement de l’information
Sélectionner les informations à noter en fonction de l’objectif
Éviter déformations et interprétations
Acquérir les différentes techniques de prise de notes : linéaire, modulaire, arborescente…
Utiliser la méthode adaptée à votre profil cérébral

 

  • Synthétiser les informations dans un compte-rendu

Différencier rapport, PV et compte rendu
Choisir le compte-rendu adapté aux destinataires
Utilisation des notes :
– trier les idées et les hiérarchiser
– reformuler et synthétiser
Rédaction du compte rendu :
– rédaction courte, objective et précise
– appliquer les règles de lisibilité
– utiliser la redondance pour renforcer les points essentiels
– présentation et mise en valeur : titres, style, choix des mots, ponctuation

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Apprendre la « Prise Rapide de la Parole » (PRP)

 

 

Vous êtes amené à prendre régulièrement des notes dans votre travail, qu’il s’agisse de réunions, de courriers dictés, ou d’entretiens téléphoniques à retranscrire ?
Ce stage pratique vous permet d’acquérir une technique efficace, notamment adaptée à tous les métiers du secrétariat-assistanat.

 

 

Durée : 2 jours

 

Public : Toute personne amenée à transcrire rapidement des échanges oraux, lors de réunions diverses, dictées de prise de notes, entretiens téléphoniques…

 

Objectifs pédagogiques

  • Savoir prendre des notes de façon rapide et judicieuse
  • Optimiser l’écoute active et la retranscription
  • Apprendre l’outil et savoir l’utiliser en toutes circonstances

 

Méthodes pédagogiques

  • Alternance d’apports théoriques et méthodologiques,
  • Adaptabilité au vocabulaire de l’activité
  • Support interactif relié

 

 

 

Programme détaillé

 

  • 1ère journée 

Introduction aux différents types de prises de notes
Principe de la PRP
Leçon 1 : les consonnes simples et composés
Leçon 2 : les syllabes complexes
Leçon 3 : les voyelles
Abréviations des 3 premières leçons
Entrainements à la dictée et à la retranscription

 

  • 2ème journée 

Leçon 4 : les voyelles nasales – les finales en « ment »
Leçon 5 : les syllabes liquides – les finales en « sion »
Leçon 6 : les préfixes – les suffixes
Abréviations des 3 dernières leçons
Exercices divers : dictée, retranscription et prise de la parole sous forme d’enregistrements audio

Acquérir une orthographe professionnelle

 

 

 

Les nouvelles technologies de communication, privilégiant l’oral, nous ont fait oublier que maîtriser l’écrit et avoir une bonne orthographe sont des éléments essentiels dans toute activité professionnelle.

Sans revenir sur les bancs de l’école, Sui Generis vous propose d’enrichir et d’améliorer vos écrits professionnels en apprenant à maîtriser des techniques rédactionnelles et des outils de correction.

 

 

 

Durée : 2 jours

 

Public : Tout public

 

Objectifs pédagogiques

  • Maîtriser la forme des écrits professionnels du point de vue de l’orthographe, de la grammaire et du vocabulaire.
  • Acquérir des techniques et des outils de correction.
  • Connaître et exploiter les ressources de la bureautique.

 

Méthodes pédagogiques

  • Apports théoriques et méthodologiques
  • Études de cas personnalisées

 

Programme détaillé

 

  • Adopter un style efficace et professionnel
  • Avoir une orthographe de qualité
  • Déjouer les pièges de la grammaire
  • Choisir le mot juste dans une langue en évolution
  • Optimiser ses ressources techniques : traitement de texte et Internet